Algemene Vergadering

Studievereniging Ad Interim kent twee soorten leden, namelijk studentleden en reünisten. Studentleden zijn leden die op dit moment studeren aan de Tilburg School of Catholic Theology (TST) of aan de theologisch-levensbeschouwelijke opleiding van Fontys Sociale Studies (FSS). Reünisten zijn leden die een theologische studie hebben afgerond of daar in ieder geval een propedeuse in hebben. De leden kunnen inspraak uitoefenen in de Algemene Vergadering.

Jaarvergadering
Jaarlijks, tussen 1 september en 1 januari, houdt de studievereniging haar jaarvergadering, oftewel de jaarlijkse Algemene Vergadering. Er wordt gesproken over de koers van de vereniging en de maatregelen die het bestuur neemt om de vereniging te laten bloeien en groeien, zoals het organiseren van bijeenkomsten, lezingen en studiereizen, maar ook de werving van nieuwe leden, het onderhouden van contacten met de universiteit en de hogeschool, en andere zaken.

Staat van baten en lasten
De staat van baten en lasten, ook wel bekend als de jaarrekening, omvat de baten (inkomsten) en lasten (uitgaven) die de vereniging in het afgelopen academisch jaar (van 1 augustus 2024 tot 1 augustus 2025) heeft gemaakt. Baten zijn bijvoorbeeld de contributiebijdragen van de leden, reünisten en participanten, bijdragen van de universiteit en de hogeschool, donaties en entreegelden voor activiteiten. Lasten zijn bijvoorbeeld de locatiehuur en boodschappen voor activiteiten, maar ook kosten die noodzakelijk zijn om de bestuurders hun werk goed te kunnen laten uitvoeren, zoals bepaalde reiskosten, de website en promotiemateriaal. De stemgerechtigde (ere)leden en reünisten stellen vast of de bestuurders verantwoordelijk met het geld van de vereniging zijn omgegaan.

Secretarieel jaarverslag
In het secretarieel jaarverslag staat wat de vereniging in het afgelopen academisch jaar heeft gedaan, zoals de georganiseerde activiteiten. Het jaarverslag geeft ook een blik achter de schermen van het bestuur. Zo vermeldt het secretarieel jaarverslag hoe vaak het bestuur heeft vergaderd, welke maatregelen zijn genomen om nieuwe leden te werven en op welke manier de bestuurders contact hebben onderhouden met de universiteit, de hogeschool en andere organisaties. De stemgerechtigde (ere)leden en reünisten stellen vast of de bestuurders hun taken naar behoren hebben uitgevoerd.

Begroting
In de begroting wordt vermeld hoeveel geld de vereniging dit academisch jaar verwacht te ontvangen en hoeveel ze aan welke post verwacht uit te geven. Deels is dat gebaseerd op reële cijfers. Als er in de eerste maanden van het academisch jaar veel nieuwe leden en reünisten bij zijn gekomen, gaan de contributiebijdragen ook omhoog. Voor een deel blijkt uit de begroting ook waar de prioriteiten van het (kandidaat)bestuur liggen. De begroting wordt niet door de (ere)leden en reünisten vastgesteld, maar door het bestuur.

Benoemingen
De stemgerechtigde (ere)leden en reünisten benoemen de leden van het bestuur. Dat doen zij op basis van een bindende voordracht van het bestuur. Dat betekent dat het bestuur één of meerdere kandidaten nomineert voor het bestuurslidmaatschap, die bij acclamatie worden ingestemd. Er vindt dus geen voor- of tegenstemming plaats. Wel kan de Algemene Vergadering aan de voordracht het bindende karakter ontnemen met een tweederde meerderheid, in een vergadering waar ook ten minste tweederde van het stemgerechtigde aantal (ere)leden en reünisten aanwezig of door volmacht vertegenwoordigd is. Als de Algemene Vergadering het bindende karakter aan een voordracht ontneemt, wordt er alsnog over de voordracht gestemd door voor- of tegenstemming.

Moties
Stemgerechtigde (ere)leden en reünisten kunnen ook invloed uitoefenen door het indienen van moties. Een motie is een soort instructie aan het bestuur en kan over van alles gaan. Veelvoorkomende moties zijn begrotingswijzigingen, maar ook bekend zijn de meer ludieke moties. Zo diende Jan-Peter Balkenende als gemeenteraadslid in Amstelveen in 1993 voor de grap een motie in dat de raadsleden recht zouden hebben op een kroket bij lang uitlopende raadsvergaderingen. De motie werd tot zijn schrik aangenomen en tot op de dag van vandaag krijgen de raadsleden een kroket als de raadsvergadering na 23.00 uur nog steeds bezig is.

Een motie kan ingediend worden door één of meerdere stemgerechtigde (ere)leden en/of reünisten en dienen, ondertekend door de indiener(s) en eventuele sponsor(en), vóór aanvang van de vergadering aan de Praeses medegedeeld te worden. Dat kan per e-mail, per aangetekend poststuk of door hem voor aanvang van de vergadering de motie fysiek te overhandigen.

Dresscode
De Algemene Vergadering is een formele aangelegenheid. Daarom worden leden aangemoedigd om in stadskleding (tenue de ville) te verschijnen. Stadskleding bestaat voor heren uit een overhemd, een nette broek (zoals pantalon of chino), een jasje, een das en geklede schoenen. Voor dames kan het bestaan uit een japon, een rok en een blouse of iets vergelijkbaars. Voor clerici geldt vanzelfsprekend de klerikale kledingvoorschriften, zoals een soutane of een donker kostuum met priesterboord.